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Nota di credito, cos'è e quando usarla

Dal punto di vista della compilazione, tutti e due i tipi di movimento seguono le regole per emettere le fatture siano esse a privati, a clienti con partita Iva e alla Pubblica Amministrazione. Tuttavia vi sono alcuni dati in più da indicare che troverai nei paragrafi a seguire.
Differenza tra Nota di Credito e Nota di Debito
Fanno entrambe parte delle note di variazione, documenti contabili utilizzati per correggere una fattura già emessa e registrata, cioè rettificano gli importi precedentemente fatturati. Tuttavia, svolgono funzioni opposte:
  • La nota di credito riduce l'importo della fattura, annullandola in parte o completamente. Dal punto di vista fiscale, la sua emissione è facoltativa, poiché la mancata emissione non costituisce evasione fiscale.
  • La nota di debito serve per aumentare l'importo fatturato al cliente, incrementando sia l'imponibile che l'IVA. È obbligatoria per legge (art. 26 del DPR n. 633/72).
    NOTA: sia la nota di debito che la fattura generano un debito del cliente verso il fornitore. La differenza principale è che la fattura documenta una vendita di beni o servizi, mentre la nota di debito aumenta l'importo di una fattura già emessa

Quando si emette una nota di credito 

  • si verifica la restituzione di prodotti difettosi in base a una clausola contrattuale
  • si procede con l'annullamento o la rescissione di un contratto
  • mancato pagamento totale o parziale della fattura dovuto a procedure concorsuali o esecutive
  • non è stato applicato uno sconto o abbuono concordato nel contratto

Tempi di emissione

L'art. 26 del D.P.R. 633/72 stabilisce come limite massimo per la rettifica “un anno dall’esecuzione dell’operazione imponibile”. Restano esclusi i casi che lo stesso art. 26 definisce:

  • “dichiarazione di nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione e simili”
  • “mancato pagamento in tutto o in parte a causa di procedure concorsuali o di procedure esecutive individuali rimaste infruttuose“

Per sicurezza, consulta sempre il tuo commercialista o professionista di fiducia, che potrà darti la soluzione migliore in base al tuo caso.

Cosa deve contenere

Come indicato nel primo paragrafo, la nota di credito segue le logiche uguali all'emissione di una fattura. In aggiunta deve riportare a quale fattura si riferisce e il dettaglio delle rettifiche. 

Su Reginvoice l'emissione di una nota di credito può essere "libera" oppure partendo da una "fattura emessa".

  • Emissione libera: scegli tu il cliente e compili a mano i dettagli che compongono la tua nota di credito, ossia cosa storni, la quantità, a che importo e, da non dimenticare, a che numero fattura e data si riferisce.
  • Emissione da fattura emessa: selezioni la fattura su cui vuoi emettere la nota di credito e ti limiti a modificare le quantità e/o gli importi. Tutto il resto viene messo in automatico.

Cosa devi fare una volta compilata la nota di credito

Una volta generata la nota di credito, te ne accorgi perché Reginvoice ti apre la copia cortesia in visualizzazione, con un clic generi il formato XML e con un altro clic la invii al SdI che la recapiterà al tuo cliente. Finito

Cosa consegni al tuo cliente

Se il cliente è un privato non ha l’obbligo di ricevere una nota di credito (e neppure una fattura o una nota di debito) in formato elettronico, ma ha il diritto di ricevere un documento in un formato leggibile, dovrai dargliene una copia. Se è un cliente estero, idem. Devi mandare tu una copia. 

Su Reginvoice la copia di cortesia in formato PDF viene generato in automatico e l’invio al tuo cliente lo puoi fare direttamente dall’elenco note di credito emesse, dallo scadenzario, dall’estratto conto… insomma da dove sei più comodo con un clic. Reginvoice manderà una mail con allegato il PDF della fattura. Inoltre, con l’utilizzo dei modelli per invio documenti puoi impostare un testo predefinito senza dover scrivere nulla.

Se il cliente ha partita Iva ed è in Italia, è una tua libera scelta inviare o meno la copia di cortesia. La nota di credito elettronica gli viene invece recapitata direttamente dal SdI.