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Nota di debito, cos'è e quando usarla

Dal punto di vista della compilazione, tutti e due i tipi di movimento seguono le regole per emettere le fatture siano esse a privati, a clienti con partita Iva e alla Pubblica Amministrazione. Tuttavia vi sono alcuni dati in più da indicare che troverai nei paragrafi a seguire.
Differenza tra Nota di Debito e Nota di Credito
Fanno entrambe parte delle note di variazione, documenti contabili utilizzati per correggere una fattura già emessa e registrata, cioè rettificano gli importi precedentemente fatturati. Tuttavia, svolgono funzioni opposte:
  • La nota di debito serve per aumentare l'importo fatturato al cliente, incrementando sia l'imponibile che l'IVA. È obbligatoria per legge (art. 26 del DPR n. 633/72).
    NOTA: sia la nota di debito che la fattura generano un debito del cliente verso il fornitore. La differenza principale è che la fattura documenta una vendita di beni o servizi, mentre la nota di debito aumenta l'importo di una fattura già emessa
  • La nota di credito riduce l'importo della fattura, annullandola in parte o completamente. Dal punto di vista fiscale, la sua emissione è facoltativa, poiché la mancata emissione non costituisce evasione fiscale.

Quando si emette una nota di debito 

  • errori sull'importo in fattura, come un prezzo inferiore a quello concordato o un calcolo sbagliato dell'IVA. In questi casi, si emette una nota di debito per correggere l'importo senza annullare la fattura originale
  • problemi logistici, come la consegna di una quantità di merce superiore a quella ordinata
  • necessità di annullare una nota di credito precedentemente emessa in modo errato [non c'è limite agli errori!]

Obbligo e tempi di emissione

  • Obbligo di emissione della nota di debito
    È vero che la nota di debito è obbligatoria quando c'è un aumento dell'imponibile e dell'IVA. Questo perché rappresenta una variazione in aumento degli importi che devono essere corrisposti all'erario. L'emissione della nota di debito può essere soggetta a tempistiche legate alle condizioni del contratto o alle norme fiscali, anche se queste ultime non prevedono un limite esplicito per la nota di debito.
  • Sanzioni per emissione tardiva
    Se la nota di debito viene emessa dopo il termine previsto per la fattura originaria, come indicato, potrebbero essere applicate sanzioni e interessi in caso di ritardo nel versamento dell'IVA. Questo dipende dal motivo dell'emissione tardiva e dalla situazione specifica. Se il ritardo è dovuto a un errore di fatturazione, l'Agenzia delle Entrate potrebbe applicare sanzioni, ma il contribuente può regolarizzare la situazione tramite ravvedimento operoso.
  • Ravvedimento operoso
    Il ravvedimento operoso consente al contribuente di regolarizzare spontaneamente situazioni di irregolarità o omissioni fiscali, come nel caso di una nota di debito emessa in ritardo, pagando le sanzioni ridotte e gli interessi sull'IVA non versata.

Per sicurezza, consulta sempre il tuo commercialista o professionista di fiducia, che potrà darti la soluzione corretta in base al tuo caso.

Cosa deve contenere

Come indicato nel primo paragrafo, la nota di debito segue le logiche uguali all'emissione di una fattura. In aggiunta deve riportare a quale fattura si riferisce e il dettaglio delle rettifiche. La creazione di una nota di debito segue lo stesso processo previsto per l'emissione di una fattura. Dovrai solo scegliere TD05 - Nota di Debito e compilare il resto dei campi come fai sempre.

Cosa devi fare una volta compilata la nota di debito

Una volta generata la nota di credito, te ne accorgi perché Reginvoice ti apre la copia cortesia in visualizzazione, con un clic generi il formato XML e con un altro clic la invii al SdI che la recapiterà al tuo cliente.

Cosa consegni al tuo cliente

Se il cliente è un privato non ha l’obbligo di ricevere una nota di debito (e neppure una fattura o una nota di credito) in formato elettronico, ma ha il diritto di ricevere un documento in un formato leggibile, dovrai dargliene una copia. Se è un cliente estero, idem. Devi mandare tu una copia.

Su Reginvoice la copia di cortesia in formato PDF viene generato in automatico e l’invio al tuo cliente lo puoi fare direttamente dall’elenco fatture emesse, dallo scadenzario, dall’estratto conto… insomma da dove sei più comodo con un clic. Reginvoice manderà una mail con allegato il PDF della fattura. Inoltre, con l’utilizzo dei modelli per invio documenti puoi impostare un testo predefinito senza dover scrivere nulla.

Se il cliente ha partita Iva ed è in Italia, è una tua libera scelta inviare o meno la copia di cortesia. La nota di debito elettronica gli viene invece recapitata direttamente dal SdI.