Fattura elettronica B2B, B2C e PA. Software gestionale | Reginvoice

Fattura elettronica a privato, compilazione e invio

Nel caso di fattura elettronica verso PRIVATI, ci sono alcuni parametri obbligatori per emettere e inviare una fattura evitando inutili notifiche di scarto da parte del SdI:

  • è obbligatorio inserire il “Codice Fiscale” del tuo cliente nel campo “Codice fiscale”. Per evitare errori, puoi usare con un clic la funzione Verifica CF, così sarai sicuro sia corretto;
  • inserisci nel campo “Codice Destinatario” il codice comune “0000000” (7 zeri), se il cliente è estero inserisci “XXXXXXX”;
    Raramente può capitarti che il tuo cliente privato italiano abbia un codice destinatario, nel caso accada al posto dei 7 zeri inserisci quello che ti indica;
  • lascia vuoto il campo “PEC fattura elettronica” oppure inserisci l’indirizzo mail PEC che ti fornisce il tuo cliente;
  • clicca sul flag “Escluso” nei casi (vedi sotto) 1 e 3;
  • imposta “Privato” dalla tendina “Tipo Committente” in tutti i quattro casi.

L’emissione di una fattura parte sempre dall’anagrafico. Puoi trovarti in due condizioni:

  1. l’anagrafico del tuo cliente è già in archivio, in questo caso ti basterà ricercarlo scrivendo parte della ragione sociale, del cognome o del nome e in automatico, selezionato quello corretto, i campi necessari popoleranno i dati anagrafici della fattura. 
    Se sei scrupoloso, puoi verificare la corretta compilazione dei campi elencati sopra (codice fiscale, codice destinatario, PEC). 
    NB anche per un anagrafico già in memoria, mentre fai la fattura puoi verificare il CF, correggerlo se è errato, aggiungere e modificare altri dati. si salveranno in automatico nell’anagrafico del tuo cliente;
  2. il cliente è nuovo, in questo caso puoi procedere a compilare i dati anagrafici direttamente dall’emissione della fattura (verranno memorizzati nell’archivio dei tuoi clienti e li potrai utilizzare alla prossima fattura).

Invio al Sistema di Interscambio: i 4 casi di una fattura a privato

Possono verificarsi 4 casi e per ognuno ti spieghiamo cosa accade e cosa devi fare.
  1. il tuo cliente privato è senza Codice Destinatario e senza PEC
    1. il SdI metterà la fattura elettronica a disposizione del tuo cliente nel suo Cassetto Fiscale, ossia nella sua area riservata dell’Agenzia delle Entrate;
    2. tu, devi OBBLIGATORIAMENTE consegnare al tuo cliente una copia di cortesia in un formato leggibile. La puoi mandare in PDF direttamente da Reginvoice con un clic. 
  2. il tuo cliente privato ha solo un indirizzo PEC
    1. il SdI recapiterà la fattura elettronica al tuo cliente inviandola alla PEC indicata nel file XML della fattura;
    2. se il SdI non può recapitare la fattura (esempio, perché la casella PEC è piena o disattiva), lo stesso provvede a mettere a disposizione la fattura elettronica all’interno dell’area riservata al tuo cliente in AdE e comunica a te, attraverso una risposta che ricevi direttamente su Reginvoice, la mancata consegna. In questo caso, tu devi comunicare al tuo cliente (sempre con un clic dall’interno di Reginvoice) la mancata ricezione e invitarlo a verificare online la sua area riservata in Agenzia delle Entrate oltre ad allegare una copia di cortesia in un formato leggibile, ad esempio in PDF.
  3. il tuo cliente privato è estero
    1. Il SdI non può recapitare la fattura a un cliente fuori dall'Italia perché la fatturazione elettronica funziona solo da noi. Quindi sarai tu a consegnare al tuo cliente una copia di cortesia in un formato leggibile. La puoi mandare in PDF direttamente da Reginvoice con un clic.
    2. N.B. Un operatore IVA che emette una fattura elettronica verso un cliente estero, sia esso comunitario o extracomunitario, dovrà compilare la fattura con dati specifici. Scopri tutto su come compilare una fattura verso cliente estero
  4. il tuo cliente privato ha solo un Codice Destinatario - rarissimo, ma se capita ecco cosa potrebbe accadere e cosa devi fare
    1. se il Codice Destinatario è corretto, il SdI recapita la fattura elettronica nella piattaforma corrispondente. Tu puoi inviare con un clic da Reginvoice, una copia di cortesia della fattura, in formato PDF;
    2. se il Codice Destinatario è errato, riceverai dal SdI una notifica di scarto. In questo caso non devi mandare la fattura in formato PDF perché la fattura viene considerata non emessa in presenza di una notifica di scarto. Se hai ricevuto una notifica di scarto, dovrai rimandare la fattura elettronica al SdI provvedendo prima a correggere il Codice Destinatario, oppure a inserire una PEC (vedi caso 2) oppure a trattare il tuo cliente come nel caso 1;
    3. se il SdI non può recapitare la fattura per problemi tecnici, lo stesso provvede a mettere a disposizione la fattura elettronica all’interno dell’area riservata al tuo cliente in AdE e comunica a te, attraverso una risposta che ricevi direttamente su Reginvoice, la mancata consegna. In questo caso, tu devi comunicare al tuo cliente (sempre con un clic da Reginvoice) la mancata ricezione e invitarlo a verificare online la sua area riservata in Agenzia delle Entrate oltre ad allegare una copia di cortesia in un formato leggibile, ad esempio in PDF.

Cosa devi fare una volta compilata la fattura

Una volta generata la fattura, te ne accorgi perché Reginvoice ti apre la copia cortesia in visualizzazione, con un clic generi il formato XML e con un altro clic la invii al SdI che la recapiterà al tuo cliente. Finito

Cosa consegni al tuo cliente

Poiché un privato, (ossia dotato solo di codice fiscale) non ha l’obbligo di ricevere la fattura in formato elettronico, ma ha il diritto di ricevere una fattura in un formato leggibile, dovrai dargliene una copia. 

Su Reginvoice la copia di cortesia in formato PDF viene generato in automatico e l’invio al tuo cliente lo puoi fare direttamente dall’elenco fatture emesse, dallo scadenzario, dall’estratto conto… insomma da dove sei più comodo con un clic. Reginvoice manderà una mail con allegato il PDF della fattura. Inoltre, con l’utilizzo dei modelli per fatture e documenti puoi impostare un testo predefinito senza dover scrivere nulla.